يعد نظام تتبع المتقدمين للعمل أداة أساسية تساعد الشركات على تحسين إدارة عملية التوظيف، بدءاً من نشر الوظائف وإضافة تفاصيلها، مروراً بفرز الطلبات واستعراض ملفات المرشحين، وصولاً إلى تقييم المتقدمين، ويتيح هذا النظام للشركات تعزيز الكفاءة وتقليل الوقت اللازم للتوظيف وضمان اختيار أفضل المواهب بأقل جهد.
ما هو نظام تتبع المتقدمين للعمل Applicants Tracking System؟
هو أداة تقنية متطورة تُستخدم لإدارة عمليات التوظيف وأتمتتها بصورة شاملة، يُساعد هذا النظام المنشآت والمؤسسات في تتبع جميع مراحل التوظيف، بدءاً من استلام طلبات التقديم وحتى اختيار المرشحين الأنسب لشغل الوظائف، فيعمل النظام على تنظيم البيانات الواردة من المتقدمين للوظائف وتحليلها، ما يسهل على فرق التوظيف اتخاذ قرارات مستنيرة.
وفي المملكة العربية السعودية يتميز نظام جسر لإدارة الموارد البشرية بتوفير العديد من الأدوات والخصائص التي تساعدك على إنشاء إعلانات وظيفية دقيقة ومفصلة، وإدارة استمارات التقديم، وتصنيف المتقدمين بناءً على معايير محددة مسبقاً، مع تصفية الطلبات، مثل أسئلة الفحص والرفض التلقائي للإجابات، ما يضمن تقليص الوقت اللازم لفرز الطلبات والتركيز على الكفاءات المناسبة.
ونقدم في السطور القادمة الخطوات الست الفعالة لتتبع المتقدمين للعمل التي يقدمها نظام جسر بهدف تحسين تجربة التوظيف للشركات والمرشحين على حد سواء، وتقليل الجهد وزيادة الدقة وتسريع العمليات.
6 خطوات للتوظيف وتتبع المتقدمين من جسر
يقدم نظام تتبع المتقدمين من جسر خطوات مبتكرة لتحسين عملية التوظيف وتنظيمها وتتبع المتقدمين بمرونة واحترافية، اتبع الخطوات التالية مع جسر لضمان اختيار المرشحين الأنسب لوظائفك الشاغرة:
-
أضف وظيفة جديدة واكتب تفاصيلها
ابدأ رحلتك في التوظيف بسهولة واحترافية مع نظام جسر المصمم خصيصاً لتبسيط عملية إضافة الوظائف الجديدة، إذ يمنحك النظام مرونة فائقة لإعداد تفاصيل الوظائف الشاغرة، بدءاً من كتابة المسمى الوظيفي ووصف الوظيفة، وصولاً إلى تحديد الأقسام والمواقع المرتبطة بها. ولبدء إضافة وظيفة جديدة انقر على خيار “إضافة وظيفة جديدة” ثم اتبع الخطوات التالية:
تفاصيل الوظيفة
أدخل مسمى الوظيفة بالإنجليزية ويمكنك إضافة العربية له، كما يمكنك كتابة نبذة تعريفية عن المنشأة لتظهر للمرشحين عند التقديم، وبتفعيل خيار “استخدام لجميع الوظائف الجديدة” سيتكرر ظهور هذه النبذة التعريفية في الوظائف المستقبلية.
ايدأ بعدها بإدخال وصف وظيفي مفصل من الإعدادات المعرفة مسبقاً على النظام، وذلك باختيار نوع الوظيفة وموقع العمل والقسم المسؤول عن الوظيفة وغيرها من التفاصيل، كما يمكنك إرفاق نسخة من تفاصيل الوصف الوظيفي أو أي مرفقات ذات العلاقة بالوظيفة الشاغرة.
تعيين مسؤول التوظيف
يمكنك اختيارياً تعيين مسؤول التوظيف أو مدير التوظيف لكل وظيفة أثناء إضافة أو تعريف تفاصيل الوظيفة على النظام، ما يتيح تخصيص الأدوار وضمان التنظيم الفعال لعملية التوظيف، مع ملاحظة أن الصلاحيات تختلف لكل دور وفق التالي:
- عند تعيين مسؤول التوظيف لوظيفة معينة، لن يتمكن هذا الشخص من حذف الوظيفة أو إعادة تعيين المرشحين من هذه الوظيفة إلى وظيفة أخرى، ما يعزز الحفاظ على الخصوصية والدقة في إدارة المهام.
- عند تعيين مدير التوظيف لذات الوظيفة، لن يتمكن هذا الشخص من تعديل تفاصيل الوظيفة أو حذفها، كما لن يكون لديه صلاحية تعديل معلومات المرشحين أو تعيينهم أو إدارة قوائم الوظائف، ما يضمن الحفاظ على هيكلية النظام.
- يمكن تعيين أكثر من شخص مسؤول توظيف أو مدير توظيف لنفس الوظيفة لتوزيع المهام وضمان استمرارية العمل.
- الصلاحيات الافتراضية المتاحة لكل من مسؤول التوظيف ومدير التوظيف لا يمكن تعديلها على مستوى الوظائف، إذ تتيح هذه الصلاحيات للأشخاص التحكم في الوظيفة المحددة فقط.
إعداد مراحل التوظيف
يحتوي النظام افتراضياً على ثلاث مراحل هي: تقديم ومرفوض ومقبول.
إذا كنت ترغب بإضافة مرحلة جديدة، مثل المقابلة الأولية أو المؤتمتة أو الاختبار العملي، يمكنك النقر على خيار “إضافة مرحلة” وتعبئة اسم المرحلة الجديدة بحد أقصى سبع مراحل إضافية ليصبح عدد المراحل الكلي عشرة، مع إمكانية تعديل ترتيبها أو حذفها.
استمارة التقديم
يتم اختيار لغة عرض استمارة التقديم وتحديد الحقول الإلزامية والاختيارية باستخدام الزر المخصص لذلك، ويمكنك إضافة ما يصل إلى خمس خانات إضافية للروابط لكل وظيفة.
كما يمكنك إضافة مجموعة من الأسئلة لتسهيل عملية الفرز وضمان توافق المتقدمين مع متطلبات الوظيفة من خيار “أسئلة الفحص”، ويمكنك اختيار نوع السؤال المناسب (نعم/لا، خانات اختيار، خيارات متعددة)، كما يمكنك عند صياغة السؤال تفعيل خيار الرفض التلقائي للإجابات بالضغط على العلم بجوار الإجابة التي تريد رفضها تلقائيًا ما يجعل العلم يظهر باللون الأحمر.
ما هي ميزة الرفض التلقائي للإجابات؟
أصبح العثور على المرشحين المناسبين أكثر سهولة مع ميزة الرفض التلقائي للإجابات داخل نظام جسر لتتبع المتقدمين، إذ تتيح هذه الميزة لمسؤولي التوظيف تصفية المرشحين بناءً على إجاباتهم على أسئلة محددة، ما يوفر الوقت ويضمن اختيار الأفضل وفقاً للمعايير المطلوبة.
فعند استلام استمارات التقديم، يتم تصنيف المرشحين الذين تم رفضهم تلقائياً تحت تبويب مرفوض داخل صفحة الوظيفة. وتساعد هذه الميزة على:
- توفير الوقت: تصفية الطلبات بسرعة بناءً على معايير محددة مسبقاً.
- الدقة: تقليل الأخطاء البشرية في عملية التقييم الأولي للمرشحين.
- التركيز على الكفاءات: تمكين فرق التوظيف من التركيز على المرشحين المؤهلين فقط.
حفظ الوظيفة
بعد إدخال البيانات المطلوبة، انقر على “إضافة الوظيفة” لإكمال العملية، كما يمكنك حفظ البيانات على هيئة مسودة لإكمالها لاحقاً من خلال خيار “إلغاء” ثم “حفظ مسودة”، وستظهر الحالة “تحت الإنشاء”.
-
انشر وظائفك واستعرض تفاصيلها
يسهّل نظام جسر لتتبع المتقدمين (Jisr ATS) عملية إدارة الوظائف واستعراض تفاصيلها بكفاءة من خلال أدوات مبتكرة ومرنة تمكنك من نشر الوظائف وإدارتها ومتابعة تقدم المرشحين بدقة، ما يعزز تجربة التوظيف لديك.
نشر الوظيفة وإدارتها
يمكنك من خلال صفحة الوظائف استعراض المنشورات المتاحة وإجراء العديد من العمليات، مثل:
- البحث عن وظيفة معينة بسهولة باستخدام الكلمات المفتاحية أو المصطلحات ذات الصلة عبر إدخال الكلمة الرئيسية في حقل البحث والضغط على زر البحث.
- استخدام المرشحات لتصفية الوظائف وفق الحاجة، بما في ذلك منشئ الوظيفة أو مدير التوظيف المسؤول.
- فرز الوظائف وفق تاريخ الإضافة عبر تحديد الفترة الزمنية لعرض الوظائف، وضبط التواريخ في الحقول المخصصة، ثم الضغط على “تطبيق”.
- عرض عدد وأسماء مراحل التوظيف لكل وظيفة، بالإضافة إلى عدد المرشحين في كل مرحلة.
- معرفة إجمالي عدد المرشحين وزمن إنشاء الوظيفة.
- تعديل الوظائف أو حذفها عند الحاجة.
- تغيير حالة الوظيفة بين مفتوحة و مغلقة.
- مشاركة ونشر إعلان الوظيفة عبر وسائل التواصل الاجتماعي.
استعراض تفاصيل الوظيفة ومراحلها
عند النقر على اسم الوظيفة في صفحة الوظائف، يمكنك استعراض جميع تفاصيلها، بما في ذلك مراحل التوظيف وعدد المرشحين في كل مرحلة، ويوفر النظام خيارات عرض مرنة تشمل:
- عرض كانبان: العرض الافتراضي الذي يقسم المرشحين وفق مراحل التوظيف، ما يتيح لك متابعة تقدم المرشحين بسهولة من خلال السحب والإفلات.
- عرض القائمة: انقر على “عرض القائمة” للتبديل إلى هذا النمط الذي يقدم خيار تنظيم أكثر تفصيلاً وشمولية لعرض بيانات المرشحين.
فلترة المرشحين
باستخدام خيارات الترشيح المتقدمة، يمكن للمسؤولين عن التوظيف تصفية المرشحين بناءً على بياناتهم الأساسية أو مواقعهم أو إجاباتهم على أسئلة الفحص. بالإضافة إلى ذلك، يقدم النظام خيارات مرنة لإدارة المرشحين، مثل:
- نقل مرشح واحد أو عدة مرشحين بين مراحل التوظيف.
- إعادة تعيين مرشح واحد أو مجموعة لوظيفة أخرى.
- إزالة مرشحين من مرحلة التوظيف.
- إضافة مرشح جديد أو اختيار مرشح حالي.
- حذف المرشحين المختارين.
- تغيير حالة الوظيفة.
عند الانتهاء، يمكنك العودة إلى صفحة الوظائف بالنقر على خيار “العودة إلى الوظائف” للاطلاع على جميع المنشورات الأخرى وإدارة عمليات التوظيف بكفاءة.
-
تابع إدارة المرشحين للعمل بكفاءة ومرونة
يقدم نظام جسر لتتبع المتقدمين (Jisr ATS) أدوات مميزة تسهل عملية إضافة المرشحين واستعراض بياناتهم وتحديث مراحل توظيفهم، وفق الإجراءات التالية:
إضافة مرشح جديد
عند اختيار خيار “إضافة مرشح جديد”، يمكن لمدير التوظيف إدخال معلومات المرشح بسهولة، بما في ذلك:
- الاسم الكامل: باللغتين، مع ملاحظة أن خانة الاسم بالإنجليزية مطلوبة.
- رقم الجوال: خانة أساسية يجب تعبئتها.
- البريد الإلكتروني: لتسهيل التواصل مع المرشح.
- العنوان والمدينة والدولة: بيانات اختيارية لإكمال الملف الشخصي.
- الوظيفة والمسمى الوظيفي: يتم اختيار الوظيفة من القائمة المتاحة وإضافة المسمى الوظيفي عند الحاجة.
- الجنسية: لإكمال البيانات الأساسية للمرشح.
- معلومات إضافية: مثل تحميل السيرة الذاتية و إدراج روابط حسابات التواصل أو إضافة تعليقات.
استعراض تفاصيل المرشحين
يمكنك استعراض ملف المرشح الشخصي عبر النقر على اسمه، لمطالعة التفاصيل التالية:
- الملف الشخصي: المعلومات الأساسية والسيرة الذاتية.
- الجدول الزمني: جميع الأنشطة المتعلقة بالمرشح منذ إضافته للنظام.
- التعليقات: ملاحظات مسؤولي التوظيف مع التحكم بصلاحيات عرضها.
- التقييم: عرض تقييم المسؤولين للمرشح.
وتذكر أن نظام جسر المؤتمت مصمم خصصياً لأتمتة عمليات التوظيف ومتابعة المتقدمين لذا ففي حال تقديم المرشح عبر استمارة التقديم يتم إضافة بيانات هذه الاستمارة تلقائياً إلى ملفه الشخصي.
إضافة بيانات المرشحين باستخدام قالب الإكسل
لتسهيل إدارة عدد كبير من المرشحين، يتيح النظام رفع بياناتهم دفعة واحدة باستخدام قالب الإكسل عبر الخطوات التالية:
- من صفحة “المرشحين”، اختر خيار “رفع المرشحين”.
- قم بتحميل القالب واملأ البيانات المطلوبة فيه.
- احفظ الملف وارفعه على النظام باستخدام خيار “رفع الملف”.
-
تواصل مع المرشحين عبر مجموعة من الطرق الفعالة
لضمان تجربة توظيف سلسة ومنظمة، يوفر نظام جسر لتتبع المتقدمين مجموعة من أدوات التواصل التي تسهّل إدارة عمليات الاتصال بين فرق التوظيف والمرشحين، وتتيح هذه الأدوات إرسال رسائل البريد الإلكتروني أو تنظيم الاجتماعات بسهولة، ما يساعد على تحسين الكفاءة وتسريع الإجراءات، علماً أن جميع الردود والمراسلات تُسجل تلقائياً في الجدول الزمني لملف المرشح، ما يتيح مرونة ووضوحاً أكبر لفريق التوظيف:
إرسال بريد الإلكتروني
تتيح هذه الخاصية إرسال رسائل احترافية إلى المرشحين مباشرة عبر النظام، ويمكنك إضافة المرشحين الأساسيين وأي أطراف أخرى ذات صلة، كما يمكنك الاختيار بين استخدام قوالب بريد إلكتروني جاهزة أو كتابة محتوى مخصص لكل مرشح.
جدولة المواعيد
يمكنك دعوة المرشحين لاجتماعات مهنية باستخدام الهاتف أو الاجتماع المكتبي أو Google Meet، مع خيارات مرنة لإضافة الحضور وتحديد التاريخ والوقت وإرفاق أي مواد داعمة مثل الملفات أو الروابط.
ما هي قوالب بريد إلكتروني في نظام جسر لتتبع المتقدمين؟
تُعد القوالب ميزة فعّالة لتبسيط عملية التواصل مع المرشحين عبر توفير رسائل مكتوبة مسبقاً يمكن استخدامها مباشرة أو تعديلها وفق الحاجة، ما يوفر الوقت والجهد عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني أو جدولة الاجتماعات، وتُغطي هذه القوالب مواضيع شائعة مثل عروض التوظيف ومواعيد المقابلات، ما يضمن تجربة أكثر تنظيماً وسرعة لفريق التوظيف، ويقدم النظام القوالب التالية:
- القوالب الافتراضية: مجموعة قوالب جاهزة تغطي المراحل المختلفة لعملية التوظيف، مثل مرحلة التقديم واستطلاعات الرأي ومرحلة المقابلات وعروض التوظيف.
- القوالب المخصصة: يمكن للمستخدمين إنشاء قوالب جديدة من الصفر وحفظها في النظام لاستخدامها عند الحاجة، ما يتيح تخصيص المحتوى بما يتناسب مع متطلبات كل وظيفة أو مرشح.
ويمكن بسهولة إنشاء القوالب الجديدة من تبويب إنشاء قالب من صفحة قوالب البريد الإلكتروني في تتبع المتقدمين، كما يمكن تعديل القوالب الجديدة التي أنشأها المستخدم يدوياً أو حذفها عند الحاجة، لكن لا يمكن تعديل القوالب الافتراضية مباشرة، بل يمكن تخصيصها عند اختيارها لإرسال بريد إلكتروني أو دعوة اجتماع.
-
أنشئ بطاقات تقييم للمتقدمين للوظائف
تعد بطاقات التقييم أداة فعّالة لتسهيل عملية اختيار الموظفين للوظائف المتاحة، فباستخدام هذه البطاقات، يمكن لفريق التوظيف إدارة تقييمات المرشحين بطريقة منهجية وعادلة.
أهمية إنشاء بطاقات تقييم للوظائف
تساعد بطاقات التقييم على تحقيق الشفافية والدقة في عملية التوظيف من خلال النقاط التالية:
- التصفية بكفاءة: تتيح فلترة غير متحيزة بين عدد كبير من المرشحين بناءً على نظام تقييم موضوعي.
- توثيق التقييمات: توفر إمكانية تسجيل تقييمات تفصيلية حول مقابلات المرشحين استناداً إلى الكفاءة.
- إدارة عملية التقييم: تمنح القدرة على التحكم في جميع مراحل التوظيف، من تقييم المهارات إلى إدارة التقييمات النهائية.
- تعزيز الشفافية والتواصل: تدعم مشاركة الدرجات والتقييمات مع فريق التوظيف لضمان اتساق القرارات.
خطوات إنشاء بطاقة تقييم
لإنشاء بطاقة تقييم احترافية، يمكن اتباع الخطوات التالية:
- الدخول إلى نظام تتبع المتقدمين: انتقل إلى الصفحة الرئيسية ضمن النظام، ثم اختر “تتبع المتقدمين” من القائمة الرئيسية.
- تحديد الوظيفة المطلوبة: اختر الوظيفة التي ترغب بإنشاء بطاقة تقييم لها من قائمة الوظائف المتاحة.
- إنشاء بطاقة التقييم: من قسم “التقييم”، انقر على خيار “إنشاء تقييم للوظيفة” والذي يتضمن عنوان التقييم التلقائي بناءً على اسم الوظيفة، ومسؤولي التقييم الذين يتم تحديدهم تلقائياً مع إمكانية إضافة أعضاء آخرين إليهم، وأخيراً من خانة المقيّمون أضف الأعضاء المسؤولين عن تسجيل التقييمات.
- ضبط التقييمات وإرسالها: أضف المعايير المطلوبة، مثل مهارات الاتصال ومستوى اللغة ومدى التوافق مع ثقافة الشركة، وحدد المرحلة المناسبة لتطبيق التقييم ، ثم انقر على “إرسال بطاقة التقييم” لبدء التقييمات.
استخدام بطاقات التقييم
عند إنشاء بطاقة التقييم، يقوم المقيّمون بالخطوات التالية:
- الانتقال إلى قسم “تتبع المتقدمين” واختيار الوظيفة.
- تحديد المرشحين المستهدفين من قائمة المتقدمين.
- عرض الملف الشخصي للمرشح والنقر على “تقييم المرشح”.
- ملء بطاقة التقييم من خلال اختيار درجة الأداء المناسبة (ضعيف إلى ممتاز).
- إضافة ملاحظات كتابية دقيقة حول أداء المرشح.
- حفظ التقييمات ليتم عرضها في ملف المرشح ضمن قسم “التقييم”.
نسخ الوظائف وبطاقات التقييم لتوفير الوقت
تتيح خاصية النسخ إعادة استخدام وظائف وبطاقات تقييم موجودة سابقاً لتبسيط العملية باتباع الخطوات التالية:
- نسخ وظيفة موجودة: من قائمة “الوظائف” ضمن قسم “تتبع المتقدمين”، انقر على “نسخ الوظيفة”، ويمكنك تعديل تفاصيل الوظيفة الجديدة وفق الاحتياجات، وثم نشرها ضمن الإعلانات المفتوحة.
- نسخ بطاقة تقييم موجودة: أثناء إنشاء وظيفة جديدة، اختر “إعادة استخدام تقييم” بدلاً من إنشاء بطاقة جديدة، ثم حدد بطاقة تقييم متاحة من القائمة، وعدّل الحقول الضرورية، ثم أكمل التعديلات وانقر على “إضافة وظيفة” لتفعيل البطاقة مع الوظيفة الجديدة.
-
ابق على اطلاع مع الإشعارات والإحصاءات
يسمح نظام تتبع المتقدمين بإرسال إشعارات الوظائف لمسؤولي التوظيف والمستخدمين المعنيين، ولضمان متابعة كافة التحديثات والإجراءات الرئيسية المتعلقة بالوظائف يمكن تفعيل هذه الإشعارات ضمن تبويب “تفاصيل الوظيفة”، بتفعيل خيار “استقبل إشعارات الوظائف”، وتحديد المستخدمين المخولين باستلام الإشعارات.
أنواع الإشعارات
تعد عملية إدارة الإشعارات عبر البريد الإلكتروني من المكونات الأساسية في نظام تتبع المتقدمين من جسر، إذ تتيح تخصيص الرسائل المرسلة لضمان وصول المعلومات المناسبة إلى الأشخاص المعنيين، ومن أبرز هذه الإشعارات:
- عدد المتقدمين الجدد وحالتهم.
- نقل المرشح إلى مرحلة التوظيف.
- رفض المرشحين مع تفاصيل الحالة.
- نقل المرشحين بين مراحل التوظيف.
- إشعارات توضح حالة الوظيفة الحالية.
- إشعار بالتعليقات التي تم ذكر المستخدم فيها.
إحصاءات وتقارير نظام تتبع المتقدمين
توفر الإحصاءات والتقارير نظرة شاملة على بيانات التوظيف لتحليل الأداء واتخاذ القرارات الإستراتيجية، إذ تساعد في:
- مراقبة الأداء.
- قياس مؤشرات التوظيف.
- تحليل البيانات لتحسين عملية التوظيف.
ومن أهم الإحصاءات المقدمة عبر نظام تتبع المتقدمين من جسر
- تحليل الوظائف: مثل إجمالي عدد الوظائف والوظائف الجديدة خلال 30 يوماً والوظائف المفتوحة والمغلقة والشاغرة بدون تعيين.
- تفصيل مراحل العمل: عرض المرشحين في مراحل التقديم والفحص والرفض والتوظيف.
- وقت التوظيف: قياس عدد الأيام من تقديم المرشح حتى قبوله في مرحلة التوظيف.
- وقت شغور الوظيفة: قياس عدد الأيام من إضافة الوظيفة المفتوحة إلى تعيين موظف.
ختاماً يُعد نظام جسر لتتبع المتقدمين أداة مبتكرة تسهم في تحسين عملية التوظيف من خلال خطوات مرنة وشاملة تضمن اختيار المرشحين الأكفأ بسهولة ودقة، إذ يتيح هذا النظام للشركات إدارة جميع مراحل التوظيف بفعالية، ويساعد فريق التوظيف على اتخاذ قرارات مستنيرة وضمان تجربة احترافية. اختر الآن نظام جسر لإدارة الموارد البشرية واستفد من الأدوات المتقدمة لتبسيط إدارة التوظيف وتحقيق أعلى مستويات الكفاءة وضمان نجاح شركتك في استقطاب أفضل المواهب.
